Organiser ses e-mails peut s’avérer crucial pour maintenir une boîte de réception efficace et dégagée. La création de dossiers dans vos applications de messagerie, telles qu’Outlook, facilite la gestion des e-mails en les triant selon différentes catégories, projets ou urgences. Cela permet de retrouver rapidement les messages importants et de se concentrer sur les tâches prioritaires.
Si vous cherchez à améliorer votre gestion des e-mails, voici un guide détaillé sur l’utilisation des dossiers pour organiser vos messages dans Outlook.
Sommaire
Créer un dossier pour organiser les e-mails dans Outlook
La première étape pour organiser vos e-mails consiste à créer des dossiers spécifiques. Ces dossiers peuvent être nommés selon les catégories qui vous semblent les plus pertinentes : par exemple, « Travail », « Personnel », « Projets », ou « Archives ». Pour créer un nouveau dossier dans Outlook, suivez ces étapes simples :
- Ouvrez Outlook et assurez-vous que vous êtes dans la vue « Boîte de réception ».
- Cliquez avec le bouton droit sur votre boîte de réception ou sur un dossier existant dans le volet de navigation à gauche.
- Sélectionnez « Nouveau dossier » dans le menu déroulant.
- Nommez votre dossier en fonction de son contenu ou de son utilité. Une fois nommé, appuyez sur Entrée pour le créer.
Cette méthode vous permet de structurer votre messagerie selon vos besoins. Par exemple, un utilisateur travaillant sur plusieurs projets pourrait créer un dossier pour chaque projet afin de regrouper les e-mails correspondants.
« Une organisation efficace de votre boîte de réception commence par la création de dossiers personnalisés. C’est une astuce simple, mais très puissante pour garder le contrôle sur vos communications. »
Dr. Isabelle LEFEVRE, experte en productivité numérique.
Déplacer vos e-mails vers les dossiers appropriés
Une fois les dossiers créés, vous devrez y déplacer vos e-mails pour maintenir l’ordre. Le déplacement d’e-mails peut se faire manuellement ou en utilisant des règles automatisées. Voici comment procéder pour un déplacement manuel :
- Sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez déplacer. Vous pouvez également sélectionner plusieurs e-mails en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur chaque e-mail.
- Faites glisser et déposer l’e-mail ou la sélection d’e-mails dans le dossier approprié.
Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous avez une poignée de messages spécifiques à organiser immédiatement.
Tableau récapitulatif : étapes clés pour organiser vos e-mails dans Outlook
| Étape | Action | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Créer un dossier | Cliquez droit sur la boîte de réception > Nouveau dossier | Un nouveau dossier est créé dans votre boîte de réception |
| Déplacer des e-mails manuellement | Glissez-déposez l’e-mail dans le dossier souhaité | L’e-mail est déplacé vers le dossier sélectionné |
| Ajouter un dossier aux Favoris | Cliquez droit sur le dossier > Afficher dans les Favoris | Le dossier est ajouté aux Favoris pour un accès rapide |
| Utiliser des règles pour organiser | Cliquez droit sur l’e-mail > Règles > Créer une règle | Les e-mails futurs de cet expéditeur sont automatiquement triés |
| Marquer les e-mails pour suivi | Sélectionnez un e-mail > Assurer un suivi | L’e-mail est marqué pour un suivi ultérieur |
| Archiver les e-mails | Sélectionnez l’e-mail > Archiver | L’e-mail est déplacé vers le dossier d’archive |
« Pour ceux qui gèrent des volumes importants d’e-mails, l’utilisation des règles pour automatiser l’organisation est incontournable. C’est une approche proactive qui vous évite de vous laisser submerger. »
Marc DUPONT, consultant en organisation du travail.
Ajouter des dossiers aux Favoris pour un accès rapide
Pour rendre l’accès à vos dossiers les plus utilisés plus rapide, vous pouvez les ajouter à vos Favoris. Cela permet de ne pas avoir à les rechercher dans une longue liste de dossiers chaque fois que vous souhaitez consulter un e-mail stocké :
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez ajouter aux Favoris.
- Sélectionnez « Afficher dans les Favoris ». Ce dossier sera désormais visible en haut de votre liste de dossiers, prêt à être consulté à tout moment.
Utiliser des règles pour organiser automatiquement vos e-mails dans Outlook
Outlook propose une fonctionnalité de règles qui vous permet de trier automatiquement les e-mails dans les dossiers appropriés. Cette fonctionnalité est idéale pour ceux qui reçoivent un grand nombre de messages et souhaitent automatiser leur triage :
- Cliquez avec le bouton droit sur un e-mail pour lequel vous souhaitez créer une règle.
- Sélectionnez « Règles » puis « Toujours déplacer les messages de [nom de l’expéditeur] ».
- Choisissez un dossier existant ou cliquez sur « Nouveau » pour en créer un nouveau.
- Cliquez sur « OK » pour finaliser la règle.
Les e-mails futurs provenant de cet expéditeur seront alors automatiquement déplacés dans le dossier sélectionné.
Utiliser le marquage pour organiser les e-mails dans Outlook
En plus de classer vos e-mails dans des dossiers, vous pouvez également les marquer pour un suivi ultérieur. Cela vous permet de signaler les messages nécessitant une attention particulière :
- Sélectionnez un e-mail que vous souhaitez marquer.
- Cliquez sur « Assurer un suivi » et choisissez une option, telle que « Aujourd’hui », « Demain », ou « Cette semaine ».
- Pour voir tous vos e-mails marqués, sélectionnez « Filtrer les messages » puis « Marqués ».
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour garder une trace des messages urgents ou des tâches à accomplir.
Archiver les e-mails pour les conserver sans encombrer la boîte de réception
L’archivage est une autre méthode efficace pour organiser vos e-mails sans les supprimer. Cela vous permet de stocker les messages dont vous pourriez avoir besoin plus tard, mais qui ne nécessitent pas de rester dans votre boîte de réception principale :
- Sélectionnez un ou plusieurs e-mails que vous souhaitez archiver.
- Cliquez sur « Archiver ». Les e-mails seront déplacés vers un dossier d’archive, où ils resteront accessibles si besoin.
Cette fonctionnalité vous aide à garder une boîte de réception dégagée tout en assurant que vous ne perdez pas des informations importantes.
« Depuis que j’ai commencé à utiliser les dossiers et les règles d’Outlook, ma boîte de réception est enfin sous contrôle. Je peux maintenant me concentrer sur ce qui compte vraiment sans être constamment distrait par des e-mails non prioritaires. »
Sophie CARL, cadre dans une multinationale.
Avantages d’une boîte de réception bien organisée
Une boîte de réception bien organisée présente plusieurs avantages :
- Gain de temps : Vous passez moins de temps à chercher des e-mails spécifiques.
- Réduction du stress : Une boîte de réception ordonnée peut réduire l’anxiété liée à la gestion de nombreuses communications.
- Amélioration de la productivité : Vous pouvez vous concentrer sur les tâches prioritaires sans être distrait par des messages non pertinents.
Ces pratiques de gestion des e-mails sont des habitudes simples mais efficaces qui peuvent grandement améliorer votre quotidien professionnel ou personnel.
Questions fréquentes sur comment organiser des e-mails dans Outlook
Comment puis-je créer une règle pour organiser mes e-mails automatiquement ?
Pour créer une règle, cliquez avec le bouton droit sur un e-mail dans votre boîte de réception, sélectionnez « Règles », puis « Créer une règle ». Vous pouvez choisir de déplacer automatiquement les e-mails de cet expéditeur vers un dossier spécifique.
Puis-je supprimer un dossier sans perdre mes e-mails ?
Lorsque vous supprimez un dossier, Outlook vous demande si vous souhaitez déplacer les e-mails qu’il contient vers un autre dossier. Vous ne perdrez donc pas vos e-mails si vous choisissez de les déplacer.
Comment archiver automatiquement mes e-mails ?
Outlook vous permet de configurer une archive automatique en accédant aux options d’archivage dans les paramètres. Vous pouvez définir des règles pour que les e-mails plus anciens soient archivés après une certaine période.
Si vous avez des astuces supplémentaires pour organiser vos e-mails ou des questions sur les fonctionnalités d’Outlook, n’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires ci-dessous !
